Как написать в письме приложение на листах. Правило оформления приложений к документу. Правила оформления приложений в курсовой работе

Важным элементом дипломного проекта являются приложения, где наглядно отображаются исследования, проделанные студентом. Приложения усиливают положительные впечатления преподавателей о степени подготовки автора работы и качестве самой работы. Помимо содержания приложений, крайне важно грамотно и по правилам ГОСТа их оформить. Ниже описываются главные правила оформления приложений.

Приложение в дипломе, что это и зачем нужно студенту

Приложение – это отдельный раздел с дополнительными, чаще наглядными, материалами по разработанным автором методикам и алгоритмам исследования. Там размещается информация, которая не может быть оформлена по стандартам всей работы, например, чертежи или изображения, которые не вмещаются в формат листа А4.

Данный раздел является прекрасным дополнением, которое повышает качество работы и общее впечатление от нее. Несмотря на то, что содержимое приложений может быть оформлено не по стандарту, информацию об этом приложении важно оформить корректно, проконсультировавшись с преподавателем и руководствуясь требованиями в методичке (ГОСТу).

Что входит в приложение к диплому

В них содержится любая дополнительная информация по дипломному проекту. Допустимы как материалы графического характера, так и раздаточные материалы, примеры инструментария, использованного для проведения исследования, более подробные расчеты и т.д.

Наиболее часто в раздел «Приложение» попадают:

Диаграммы и графики;
Слишком большие таблицы;
Подробнейшие расчеты по формулам;
Промежуточные расчеты;
Информация о приборах и аппаратуре, использованных в проведении исследований;
Заключения метрологического характера;
Подробное описание авторских методик исследования или решения поставленных проблем;
Дополнительная вспомогательная графическая информация в виде карт, фотографий, рисунков и так далее;
Копии справочных материалов (статистические отчеты предприятия и т.п.)

Все представленные в приложении материалы делают дипломную работу более подробной и детальной. Они дают представление о ходе мыслей дипломника при проведении исследования. Дипломная комиссия часто оценивает насколько правильно и умело студент сумел воспользоваться приложениями при защите диплома, что влияет на оценку.

Как оформить приложение к диплому по правилам и требованиям ГОСТа

Несмотря на то, что обычно приложения оформляются в соответствии с требованиями ГОСТа, они абсолютно не сложные. Основной принцип – придерживаться основных требований.

ГОСТ 2.301 гласит, что формат листа при оформлении приложения может быть А4, А3, А1 и т.д. Но применять нестандартные форматы листа можно лишь в случае, если информация действительно не может быть расположена на стандартном А4. Количество приложений может быть любым, но достаточным для полного раскрытия тематики дипломной работы (ГОСТ 2.109).

В целом нужно придерживаться следующих правил:

1. Приложения не нужно подшивать к основной части дипломной работы. Их следует сложить в отдельную папку.

2. Каждое приложение – новый лист с написанным по центру словом «ПРИЛОЖЕНИЕ» (большими буквами).

3. Приложения не нумеруются, а отмечаются буквами в алфавитной последовательности за исключением ё, з, й, о, ч, ь, ъ, ы (ГОСТ 2.109).

4. Для обозначения можно использовать латиницу, кроме букв i, o.

5. В крайнем случае, когда не хватает алфавита, допустимо использование арабских цифр, но нежелательно.

6. Даже если приложение только одно, его все равно необходимо обозначить буквой А.

7. В приложении можно делить текст на пункты.

8. Необходимо соблюдать единый стиль заголовков всех приложений.

9. Если приложение размещено на нескольких листах, каждый последующий лист обозначается «Продолжение приложения Б» и «Окончание приложения Б».

Помните, грамотное оформление приложений способно существенным образом повлиять на оценку за диплом.

Пример оформления:

Оформление приложение в оглавление диплома

Структура диплома отражается в его оглавлении, где также необходимо указать и наличие приложений. Все дополнительные материалы, размещенные в приложениях, указываются в последнюю очередь после списка литературы. Очень важно перечислить все приложения, указывая их нумерацию и названия. К примеру, если у вас есть приложение А, Б, В, Г и Д, то всех их необходимо указать в четкой последовательности в содержании. После буквы, обозначающей приложение (А, Б, В и т.д.), пишется его название, т.е. заголовок, указанный в приложении.

Пример оформления:

Оформление ссылок на приложение диплома

В тексте диплома обязательно должны присутствовать ссылки на все приложения. Делается это примерно так: «более подробную информацию о бухгалтерском балансе можно просмотреть в Приложении А». В самом же приложении А должен находиться этот подробный бухгалтерский баланс.

Важно! Последовательность приложений определяется последовательностью появления на них ссылок в тексте.

Пример оформления:

Подробная инструкция как заполнять приложение к диплому

При заполнении лицевой стороны требуется указывать в именительном падеже полную фамилию, имя, а также отчество.
Требуется указывать полную дату рождения обучающегося. Делается это в строго определённом порядке: дата рождения пишется в виде полной цифры (10), месяц указывается прописью (декабря), а год указывается строго в четырехзначном формате, после чего необходимо слово «года» прописью – 1991 года.
Существует отдельная графа для записи документа об окончании, на основе которого издается приказ о зачислении обучающегося в соответствующее учебное заведение – «Предыдущий документ об образовании». В данной строке нужно указать и полностью расписать полное наименование предыдущего места обучения, а также год его окончания. Это может быть: аттестат об окончании учебного заведения – школы.
В некоторых случаях предусмотрены соответствующие вступительные экзамены для определенного перечня направлений обучения. Эта графа может и остаться пустой, так как не для всех направлений нужно сдавать вступительные экзамены. В соответствии с вышеизложенной информацией – данная графа заполняется или же пропускается при заполнении.
Существует отдельная строка, в которой обозначается год поступления и год окончания соответствующего высшего учебного заведения. Все эти даты указываются в четырехзначном цифровом формате, в соответствии с годами поступления и окончания соответствующего студента.
Предусмотрена отдельная графа, в которой указывается период обучения в соответствующем учебном заведении. В зависимости от формы обучения временной отрезок обучения может растянуться от 4 до 5 лет.
Графа «Направление» заполняется на основе направления обучения, которое заканчивает выпускник в соответствующем высшем учебном заведении.
Графа «Специализация» заполняется исключительно магистрантами и лицами, которые проходили обучение по программе специалитета (5 лет). Бакалавры заполняют эту строку словами – «не предусмотрено». Категорически нельзя писать код специализации в данной графе.
Предусмотрена отдельная графа для выполненных курсовых работ, которые были выполнены за весь период обучения. Здесь должны быть перечислены все работы с указанием их наименований и соответствующей оценкой, обязательно в прописной форме.
«Практика» - указываются все практики, а также их виды, которые были студентом пройдены в процессе обучения, а также, в обязательном порядке, сроки их проведения и соответствующие оценки.
Существует отдельная графа для итоговых государственных экзаменов, в которых указываются все соответствующие наименования экзаменов, а также соответствующая оценка по каждому из них, обязательно в прописной форме.
Есть отдельная графа, которая относится к продолжительности написания квалификационной работы, здесь необходимо четко обозначить временные рамки работы над этим документом. Также указывается сам день, в который проходила защита выпускной работы, ее полное наименование, а также оценка, строго в прописной форме.
В соответствующей графе необходимо указать на основании зачетной книжки все зачетные предметы и проставить их.

Обратите внимание

Необходимо указывать все обозначения, которые необходимо указать во время заполнения, будь то название специальности или же наименование курсовых – необходимо без кавычек, обычной прописью.

Если на протяжении обучения было выполнено большое количество курсовых, которые в свою очередь не смогут разместиться в приведенных графах, то их можно указать на обороте приложения к диплому после перечня зачетных дисциплин.

После того, как закончится заполнение данного бланка приложений, необходимо еще раз его пересмотреть и перепроверить, чтобы избежать всех казусов.

Заключение

Итак, оформить приложения к дипломной работе совсем не сложно. Главное, чтоб они были содержательными, качественными и все имели ссылки в тексте работы.

Хотите знать, как сдать курсовую без проблем? Достаточно выполнить грамотное оформление приложения в курсовой работе.

Если вы уже прочли все необходимые материалы на нашем телеграм-канале и решили выполнить ее самостоятельно, мы дадим вам несколько советов о том, как должно выглядеть правильное оформление рисунков в курсовой, таблиц, графиков и прочих документов, входящих в приложение.

Оформление приложения в курсовой работе

Правила оформления курсовой и дипломной работы во многом совпадают. Например, придется следовать все тем же рекомендациям ГОСТ.

Правила оформления нескольких приложений

Если планируете делать несколько приложений (графики, рисунки, таблицы, графические изображения), то располагайте каждый из них на отдельном листке.

Причем порядок приведения приложений в работе должен быть последовательным: каждый новый лист с приложением идет в том порядке, в котором на него идет ссылка в основном тексте работы.

Правила оформления заголовков

Каждый новый лист с приложениемимеет свой заголовок. Вверху в центре страницы пишут слово «Приложение», а затем его нумерация (согласно порядку использования в тексте).

Правила оформления нумерации приложения

Нумерация приложений идет не арабскими цифрами, а заглавными буквами русского алфавита (например, ПРИЛОЖЕНИЕ А). В названии приложений можно пользоваться и латинским алфавитом.

В этом случае не допускаются к использованию буквы I. В качестве нумерации можно использовать любые буквы русского алфавита, кроме: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ.

Если приложений настолько много, что были использованы уже все буквы алфавита (русского или латинского), нумерацию можно продолжить при помощи арабских цифр.

Кстати! Если с нумерацией и цифрами уже давно не ладится, для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы

Правила оформления одного и нескольких листов приложения

Если приложение включает в себя всего 1 документ (лист), его обозначают следующим образом: Приложение А.

Если в одном приложении планируют разделить информацию на блоки, то составные части документа можно разделить. Это происходит путем добавления к названию индекса № (например, Приложение А №1 и т.д.).

В случае, если приложений в курсовой работе несколько, у каждой страницы будет своя нумерация (сквозная).

Всегда обращайте внимание на методические указания. В них указаны особенности оформления приложений конкретно вашего вуза. Например, некоторые высшие учебные заведения рекомендуют оформлять приложения следующим образом: Приложение 1, Приложение 2…Приложение 7.

Правила оформления ссылок на приложения в курсовой

При написании основного текста в конце фразы, для которой делают приложение, необходимо делать знак о том, где искать пояснение к вышесказанному. Например:

Или вот так:

Теперь вы знаете, как оформить приложение в курсовой работе. В общем, если не хотите разбираться в море информации, обратитесь в профессиональный студенческий сервис . А если нет, то просто следуйте вышеприведенным правилам - и будет вам счастье.

О важности написания дипломной работы на хорошем научном уровне мы говорили в наших статьях неоднократно.

Приложения – это неотъемлемая часть дипломной работы, хотя, конечно, и не всегда обязательная. Есть отдельные научные дисциплины и темы дипломных работ, когда приложения не требуются либо просто нет материалов, которые можно было бы туда вынести (например, по многим юридическим дисциплинам и темам). В то же время значительно больше ситуаций, когда оформление приложений к дипломной работе является обязательным, и практически все методические рекомендации вузов по написанию дипломных (выпускных квалификационных) работ содержат указания на то, как это сделать. Не будем повторять то, что уже написано в методических рекомендациях Ваших вузов, тем более что эти рекомендации относятся к конкретным научным дисциплинам и, как правило, пишутся каждой кафедрой в соответствии со спецификой предмета ее научной деятельности. Ограничимся лишь некоторыми советами общего характера, которые, надеюсь, помогут Вам правильно сформировать материалы для приложений и оформить сами приложения к дипломной работе.

По общему правилу, в приложения помещаются те материалы дипломной работы, которые важны для понимания ее содержания и всех действий автора, но которые являются объемными для текста и того формата, в котором он излагается. Обычно это:

таблицы, размер которых превышает 2/3 объема страницы формата А4;

рисунки, схемы, графики, диаграммы, которые выглядят слишком громоздко на стандартной странице;

справочные материалы различного содержания: данные финансовой и бухгалтерской отчетности организации (балансы, отчетные формы); образцы внутренней документации организации (уставы, положения, приказы, распоряжения, кодексы корпоративного поведения и т.п.);

методики, которые Вы использовали в исследовательской части дипломной работы (опросные листы, анкеты, вопросники, «ключи» к интерпретации методики и т.п.).

Все эти материалы разъясняют, детализируют отдельные положения Вашей дипломной работы, позволяют понять, как именно Вы формулировали отдельные выводы, на какие материалы опирались, каков был алгоритм Ваших действий и т.д. В этом смысле, конечно, приложения являются неотъемлемой и очень важной частью дипломной работы. Они входят в научный инструментарий, который был использован Вами и который свидетельствует о том, насколько Вы как специалист этим инструментарием в рамках своей профессии владеете. Безусловно, это обстоятельство будет значимым для членов аттестационной комиссии и повлияет на результаты оценки ими Вашей дипломной работы.

Между тем, среди студентов довольно распространено мнение о том, что чем больше приложений к дипломной работе, тем лучше, хотя эта сентенция верна далеко не всегда. Наличие, предположим, более 12-15 приложений к дипломной работе явно осложняет ее структуру, рассеивает внимание тех, кто ее будет читать (научный руководитель, рецензент, члены аттестационной комиссии). Кроме того, в таком количестве приложений нередко присутствует «мусор», то есть материалы случайного характера, которые не вполне соответствуют содержанию дипломной работы. Поэтому к формированию материалов для приложений следует отнестись ответственно, тем более что глаз опытного преподавателя, специалиста, что называется «на вскидку», способен определить «качество» каждого приложения.

Итак, вот некоторые общие советы, которые помогут Вам, уважаемые дипломники, правильно сформировать приложения к дипломным работам, независимо от их темы:

Каждое приложение должно находиться в неразрывной связи с текстом дипломной работы. Для этого в тексте работы обязательной является ссылка на соответствующее приложение.
Например: «Схема организационной структуры ООО «Горизонт» представлена в Приложении 3». Соответственно, Приложение 3 должно иметь заголовок: «Организационная структура ООО «Горизонт»». Поскольку схемы организационных структур обычно объемны, их, конечно, лучше выносить в приложения, оформляя их в том числе в альбомном формате. Это и более наглядно, и позволит детализировать все структурные подразделения организации.
Другой пример: «Полномочия специалистов отдела маркетинга закреплены в Положении об отделе маркетинга компании «Велес» (см. Приложение 5). Такой объемный внутренний документ, как положение о структурном подразделении организации, обязательно нужно выносить в приложения. Изложить его в тексте дипломной работы невозможно, а наличие такого положения в приложениях позволит автору не делать лишних описаний в самой работе, ведь из приложения предельно ясно, какой специалист какие полномочия выполняет.
Все приложения должны быть оформлены единообразно, то есть само слово «приложение» должно быть написано во всех приложениях одинаково – так, как указано в методических рекомендациях Вашего вуза (Приложение 1; приложение 1; Приложение № 1; приложение № 1; ПРИЛОЖЕНИЕ 1; ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 и т.д.). В едином стиле должны быть оформлены и заголовки приложений (Организационная структура ООО…; ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ООО; Организационная структура ООО… и т.д.). Варианты существуют разные, но если Вы выбрали один из них, то должны следовать именно ему в рамках всех приложений, которые имеются в Вашей дипломной работе. Но во всех случаях слово «приложение» пишется в правом углу верхнем листа без точки.
Если приложение состоит из нескольких листов, не забудьте правильно оформить его, а именно:
- если приложение состоит из двух листов, то на втором листе необходимо написать: Окончание приложения 1; Окончание Приложения № 1 и т.д. (в зависимости от выбранной модели оформления приложений);
- если приложение состоит более чем из двух листов, то на втором и последующих листах нужно написать «Продолжение приложения…» (с учетом сказанного выше), и только на последнем листе данного приложения вы пишете «Окончание приложения…» (опять же с учетом вышесказанного).
В оглавлении к дипломной работе (вариант: в содержании, плане) обязательно должно иметься указание на наличие приложений. Оно размещается после указания на список литературы (варианты: библиографический список, список источников и т.д.).
Обычно приложения не нумеруются в рамках текста дипломной работы, то есть имеют свою собственную нумерацию. Однако могут быть и варианты, когда методические указания вуза требуют, чтобы приложения нумеровались в рамках всей работы, то есть после списка литературы продолжается сплошная нумерация приложений. Соответственно, листы приложений могут быть пронумерованы (65, 77, 102 и т.д.). Но при этом сами слова «приложения № 1» и т.д. все равно сохраняются, то есть имеет место двойная нумерация – и листов, на которых размещены приложения, и собственно приложений. Так что обращайте на это внимание.
Приложения чаще всего прилагаются к дипломной работе единым массивом, обычно – в отдельной папке. Но возможны варианты, когда приложения переплетаются с текстом дипломной работы. Тем не менее, как правило, всегда перед приложениями размещается чистый лист бумаги, на котором посередине либо как-то иначе написано: «Приложения».
Не стремитесь сформировать как можно больше приложений к своей дипломной работе. Главное здесь – не количество, а то, насколько приложения «помогают» раскрыть отдельные положения, высказанные Вами в тексте работы, позволяют понять алгоритм Ваших действий и т.д.

Всегда помните о том, что грамотно сформированный массив приложений к дипломной работе отражает уровень владения Вами научным инструментарием, умение выделять в большом литературном и практическом материале основное и второстепенное, работать с этим материалом. Поверьте, что это по достоинству оценят члены аттестационной комиссии.

Приложения к документам

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

Отдельные вопросы оформления приложений

В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:

— если приложение одно:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

— если приложений несколько:

В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положения:

— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

к постановлению Правительства

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

к договору купли-продажи

При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Оформление приложений

Статьи по теме

Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Оформление приложений к документам по всем правилам

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

сопроводительное письмо и приложение к нему;
основной документ и приложение связаны содержанием:
- договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
- приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
- приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.

В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

www.sekretariat.ru

Как оформить приложение к документу

Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму, в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к приказу и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.

Оформление приложения к сопроводительному письму

Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом, которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс - исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам

Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).

или в приказе по основной деятельности:

2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

или в договоре подряда:

3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.

Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.

Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.

Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:

«В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

thebestsecretary.ru

Как оформить приложения в курсовой работе по ГОСТ: несколько важных правил

Куда макулатуру сдавать?

Хотите знать, как сдать курсовую без проблем? Достаточно выполнить грамотное оформление приложения в курсовой работе. Решите вы заказать курсовую или же выполнить ее самостоятельно, мы дадим вам несколько советов о том, как должно выглядеть правильное оформление рисунков в курсовой, таблиц, графиков и прочих документов, входящих в приложение.